Documentazione Completa
Guida dettagliata per utilizzare al meglio AI SmartInvoices e automatizzare completamente la gestione delle tue fatture
Sommario
1. Introduzione e Setup Iniziale
Cos'è AI SmartInvoices?
AI SmartInvoices è una piattaforma avanzata che utilizza intelligenza artificiale per automatizzare completamente il processo di elaborazione delle fatture per commercialisti e studi professionali. La nostra tecnologia è specializzata nel mercato italiano ed europeo, garantendo conformità normativa e precisione nell'estrazione dati.
AI Avanzata
Estrazione automatica con precisione superiore al 95%
Sicurezza
Conforme GDPR, ISO 27001 e AgID
Velocità
Elaborazione in 10-30 secondi per fattura
Setup del tuo Studio
Registrazione e Verifica
Registrati sulla piattaforma e verifica la tua email per attivare l'account.
Configurazione Studio
Completa le informazioni del tuo studio: denominazione, P.IVA, indirizzo e dati di contatto.
Selezione Piano
Scegli il piano più adatto alle tue esigenze: Starter, Professional o Enterprise.
Prima Fattura
Carica la tua prima fattura per testare il sistema e familiarizzare con l'interfaccia.
2. Elaborazione Fatture Standard
Processo di Elaborazione
1. Upload
Carica il file PDF della fattura
2. Estrazione AI
L'AI estrae automaticamente tutti i dati
3. Validazione
Rivedi e correggi i dati estratti
4. Export XML
Genera il file XML pronto per l'invio
Dati Estratti Automaticamente:
- Dati del fornitore (denominazione, P.IVA, indirizzo)
- Numero e data fattura
- Righe prodotto/servizio con descrizioni
- Quantità e prezzi unitari
- Aliquote IVA e importi
- Totali parziali e complessivi
- Codici CIG/CUP (se presenti)
- Split payment e reverse charge
Tipi di Fatture Supportate
Fatture Commerciali
Fatture B2B standard con tutte le aliquote IVA italiane ed europee
Fatture PA
Fatture verso la Pubblica Amministrazione con codici CIG/CUP
Fatture Estere
Fatture intracomunitarie ed extracomunitarie con gestione automatica reverse charge
3. Fatture Sanitarie e Veterinarie
Gestione Specializzata del Settore Sanitario
Caratteristiche Specifiche
- Riconoscimento automatico prestazioni sanitarie/veterinarie
- Applicazione corretta esenzioni IVA (Art. 10 DPR 633/72)
- Gestione automatica dell'imposta di bollo quando dovuta
- Codici natura IVA specifici per il settore sanitario
Prestazioni Riconosciute
- • Visite mediche specialistiche
- • Esami diagnostici e di laboratorio
- • Interventi chirurgici
- • Prestazioni odontoiatriche
- • Prestazioni veterinarie
- • Fisioterapia e riabilitazione
Gestione Automatica
- • Codice natura N2.1 per prestazioni sanitarie
- • Codice natura N2.2 per prestazioni veterinarie
- • Calcolo automatico imposta di bollo (€2,00)
- • Esclusione dal calcolo del plafond
- • Conformità normativa automatica
4. Documenti Bancari
Elaborazione Estratti Conto e Movimenti
Capacità di Estrazione
La nostra AI è in grado di processare estratti conto di tutte le principali banche italiane, estraendo automaticamente dati dei movimenti e associandoli ai clienti dello studio.
Dati Estratti
- Data e ora operazione
- Causale e descrizione
- Importo dare/avere
- Saldo progressive
- Codici ABI/CAB
- Riferimenti bonifici
Associazione Automatica
- Matching con anagrafica clienti
- Riconoscimento P.IVA/CF
- Denominazioni aziendali
- Export per software contabili
- Classificazione automatica movimenti
5. Gestione Anagrafiche Clienti
Sistema Anagrafico Integrato
Creazione Automatica
Durante l'elaborazione delle fatture, il sistema crea automaticamente le anagrafiche dei fornitori non presenti, estraendo tutti i dati necessari dal documento.
- • Denominazione/Ragione sociale
- • Partita IVA e Codice Fiscale
- • Indirizzo completo
- • Codice SDI (se presente)
- • PEC e contatti
Gestione Manuale
Puoi sempre aggiungere, modificare o eliminare le anagrafiche manualmente, con controlli automatici di validità sui codici fiscali e partite IVA.
- • Validazione automatica P.IVA/CF
- • Verifica registri camerali
- • Storico modifiche
- • Classificazione per settore
- • Note e promemoria
Statistiche per Cliente
Per ogni cliente puoi visualizzare statistiche dettagliate: numero di fatture elaborate, totali per periodo, andamento temporale e classificazione per tipologia di spesa.
6. Generazione XML
Export Conforme per Software Contabili
Formato Standard
XML conforme agli standard AgID per l'integrazione con qualsiasi software contabile
Validazione
Controllo automatico della conformità e validità di tutti i campi obbligatori
Export Multiplo
Esportazione singola o in blocco di più fatture contemporaneamente
Compatibilità Software
I file XML generati sono compatibili con tutti i principali software contabili italiani:
- • Teamsystem
- • Zucchetti
- • Sage
- • Buffetti
- • Passpartout
- • Gamma Enterprise
- • Sme.UP
- • Software personalizzati
7. Analytics e Statistiche
Dashboard Avanzate per il Controllo
Metriche Operative
- Fatture elaborate per periodo
- Tempi medi di elaborazione
- Precisione dell'estrazione AI
- Utilizzo limiti piano
Analisi per Cliente
- Volume fatture per fornitore
- Importi medi e totali
- Trend temporali
- Classificazione spese
8. Best Practices e Consigli
Ottimizzazione dell'Accuratezza
- • Carica fatture in formato PDF originale (evita scansioni quando possibile)
- • Verifica sempre i dati estratti prima di generare l'XML
- • Mantieni aggiornate le anagrafiche dei fornitori
- • Utilizza la funzione di bulk processing per volumi elevati
Gestione Efficiente
- • Organizza le fatture per cliente utilizzando il sistema di associazione automatica
- • Monitora regolarmente le statistiche per identificare pattern anomali
- • Configura le impostazioni dello studio per automatizzare calcoli IVA
- • Utilizza i filtri avanzati per gestire grandi volumi di documenti
Sicurezza e Conformità
- • Tutti i dati sono crittografati e conformi GDPR
- • Backup automatici giornalieri garantiscono la sicurezza dei dati
- • Log dettagliati di tutte le operazioni per audit e controlli
- • Accesso controllato con autenticazione a due fattori disponibile
Hai bisogno di assistenza?
Il nostro team di supporto è sempre disponibile per aiutarti a sfruttare al meglio la piattaforma.